東北のマンション管理組合が情報交換するブログ。

管理人のコンドーです。マンション管理組合の総会（集会）での、質疑応答に関するトラブルを想定したＱ＆Ａのご紹介です。マンション管理士さんのサイトから引用しました。

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相談事例〜総会の進行２〜　からの引用です。
http://ms-fks.org/PR1/index.php?itemid=63&catid=9

Ｑ１　総会での質問を制限できますか？

　総会は、マンションという財産を共有する区分所有者全員が参加することのできる数少ない集会であることから、総会に出席し、発言を希望する区分所有者にはその機会を与え、個々人の議題に対する納得を得ることは、円滑な管理組合の運営につながることと考えます。

　しかしながら、質問希望者が多数であり、類似・重複の内容も多い状況で、総会が予定時間内に終結しないおそれがある場合や会議が混乱してきた場合なども、全員に発言の機会を与えなければならないかとなると、その場合は、議長がある程度の制限をすることが考えられます。

　考えられる制限としては、同一質問は原則的に制限できると考えます。また、難しい判断にはなりますが、議題に対し、決議（判断）に必要なだけの説明と討議等がなされていれば、議長が質疑応答を打ち切り、採決へ移行することは可能であり、議事進行を慎重にするのであれば質疑応答の打ち切りを議場に諮ることも考えられます。

　一般的に、マンション管理組合の総会で、質疑応答を打ち切らなければならなくなる状況は稀ですが、そのような場合は、そもそもの議案の上程が十分な準備のもとになされたか、総会での説明と討議は十分であったか、採決の前に客観的に判断されたいと考えます。

Ｑ２　総会で質問に答える人は議長だけですか？

　総会での質問への応答は、議長・管理者に限らず、他の適切な役員が回答しても問題ありません。また、管理業者や、その内容について熟知している立場のマンション管理士等の補助者がいる場合では、それら補助者に回答させることも可能です。

　例外としては、監事に対する質問にあっては、監査業務という性質上、監事自らが応答する必要があります。

Ｑ３　総会で即答できない質問にはどう対処すればいいですか？

　回答するためには調査をしないとできないものであれば、その旨を説明した上で、回答しなくても差し支えありません。総会の後日に追加文書等で回答することは、法律上の義務は無いと考えますが、望ましいといえます。

　しかしながら、その質問が的確な指摘であり、調査の結果得られる回答によっては、採決の結果に影響すると予想される場合など、議案の審議自体に重要なものであれば、議長・管理者においては善管注意義務・誠実義務の責任がありますので、その議案の採決を行うべきか慎重に判断されたいと考えます。

Ｑ４　報告事項の決議は必要ですか？

　議案は決議すべきものと報告すべきものに分かれ、このうち報告すべきものについては報告すれば足りる事項であることから、承認や決議を要しないとされます。報告すべき事項の具体例としては、区分所有法第４３条にある管理者の事務に関する報告が挙げられます。

　しかしながら、標準管理規約であれば、「収支決算及び事業報告」については第４８条に決議を要することが規定されています。

Ｑ５　報告事項の質疑応答は必要ですか？また、誤った報告をした場合は？

　報告事項についての質問にも応じる義務があります。また、総会において誤った報告をした場合、報告した管理者に故意又は過失がある場合は、２０万円以下の過料に処せられることがあります。
　この場合において、報告の訂正は、報告の訂正を説明する書面を各区分所有者に送付すれば足りと考えられますが、誤りの程度が重大であれば、再度総会を開催して報告すべきと考えます。

Ｑ６　総会の議事録が作成されない場合はどうなりますか？

　総会の議長が２０万円以下の過料に処せられることがあります。

管理人のコンドーです。皆さんのマンションでは、管理組合の役員・理事はどのように選出しているでしょうか？輪番制で一年交代、任期二年で半数ずつ改選、同じ方が長年務めている、、、マンションごとにいろいろな方法が採られていることと思います。

この理事・役員の選任において困るというご意見は多くあり、その理由として、「区分所有者の高齢化」「理事のなり手がいない」というものがあります。今日は、これらについて管理組合が取るべき対策を考えます。

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「区分所有者の高齢化」
築後30年などのマンションで多くみられる意見です。核家族化が進んだこの国では、マンション内での所有者の世代交代は進まず、新築時の区分所有者が現在もお住まいになっていることがほとんどで、「ある程度の年齢からは管理組合役員の負担から解放されたい」という声があります。

この場合の対策としては、管理規約の理事・役員の任期の規定について
（現行） などとなっている条項に

（案A） と加える方法はいかがでしょうか。

管理組合の運営においては、問題意識を持ってエネルギッシュに活躍されているご高齢の方も多くいらっしゃるので、個人的には「年齢で一律に役員に選任されない」とするのはもったいないと感じるため、５項後段に但し書きを加えています。

この管理規約の変更は、組合員がお体に障害を持っている場合等にもアレンジできます。また、理事・役員に選任されない組合員は、管理費の負担を月に幾ばくか上乗せするという方法を併せることも可能です。

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「理事のなり手がいない」
理事のなり手がいない理由としては、「管理組合の運営への無関心」「仕事が多忙・単身赴任中」等に加え、先に述べた「区分所有者の高齢化」という三つの理由が主なものと考えられます。「管理組合の運営への無関心」という根源的なものへの対策は別の項で取り上げるとして、他の具象的な理由によるものは管理規約の変更である程度緩和できると考えます。

この場合の対策としては、管理規約の理事・役員の選任の規定について、
（現行） などとなっている条項を

（案B）
（案C） などと変更する方法があります。

また、「理事のなり手がいない」というより「理事会の出席率が低く、理事業務の執行に支障をきたす」ということであれば、管理規約の理事会の会議及び議事の規定について
（現行） などとなっている条項に

（案D） などと加える方法が多くみられます。

対策の難しいケースとしては、マンションの住戸の多くが賃貸に出されている場合があります。この場合では、 （案E） などとする方法もありますが、理事には区分所有者の財産を管理する責任があるという観点から、導入には十分な議論をされたいと考えます。

上に述べた方法は、いずれも「マンション内での解決」を目指して管理規約を変更するという対策でしたが、それらをもっても理事・役員の選任に困ることも実際にあります。この場合は、マンション管理士等の専門家を外部から招く方法も考えられます。

（案F） このような管理規約の変更も有効と考えられます。

管理人のコンドーです。今回は、理事会での議事の決し方について取り上げます。

まず、理事会ではなく総会を考えてみます。総会での議事は、区分所有者数および議決権総数の各過半数で決議されます（区分所有法が適用される場合）。それでは住戸を複数持っている等で、区分所有する面積が理事間で違う場合の理事会はどうなるでしょうか。

それでは区分所有法と標準管理規約を確認しましょう。

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区分所有法
（議事）
第39条　集会の議事は、この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び議決権の各過半数で決する。
２　議決権は、書面で、又は代理人によつて行使することができる。

標準管理規約
（総会の会議及び議事）
第４７条　総会の会議は、前条第１項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
２ 総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する。

（理事会の会議及び議事）
第５３条　理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。

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区分所有法には理事会についての記載がありませんでしたが、標準管理規約には実に明快にこの答えが記述されていました。「理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。」とあり、出席理事である人間の数、この過半数で決することが分かります。

総会では、住戸を多く持つ＝議決権の多い区分所有者の意見はその分だけ決議に対しインパクトがありますが、一方の理事会では所有する住戸の数は関係ない、ということになります。