東北のマンション管理組合が情報交換するブログ。

福島県福島市在住のマンション管理士が書いてます。管理費の節約・修繕積立金の不足・理事会・リプレイス。マンションは快適ですが、未解決の問題も山積みです。文章が長くて申し訳ないです。

マンションの区分所有者名簿、居住者名簿はお作りでしょうか？

こんにちは。管理人のコンドーです。今回は2回に渡ってマンション内の名簿について考えます。前半は、そのマンション内の名簿に必要性があるかについてです。後半（2007/04/08現在タイプ中）は、名簿の取扱いについてです。

個人情報の保護に関する法律がもはや社会常識となり、安全やプライバシー保護が重視されています。マンション内の名簿を作成しようとしても、管理組合や居住者の皆さんには名簿の流出の不安から抵抗があるというお話をよく伺います。区分所有者の把握や防災の観点から名簿の必要性を訴えているマンションの理事長さんはご苦労なさっていると思います。

まず名簿の必要性についてですが、マンションで作られる名簿の目的は大きく分けて2種類あり、名簿を整備する目的が異なります。一つは『管理組合員名簿（区分所有者名簿）』であり、区分所有法に定められた事項を守るために必要なものです。もう一つは『居住者名簿』で、災害時の緊急連絡や日常の管理上必要なものです。

　1．総会開催の通知をするため: 第35条　集会の招集の通知は、会日より少なくとも１週間前に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならない。
とあります。さらに同35条3項、4項では、『区分所有者が管理者に対して通知を受けるべき場所を通知したときはその場所に、これを通知しなかつたときは区分所有者の所有する専有部分が所在する場所にあててすれば足りる。』『規約に特別の定めがあるときは、建物内の見やすい場所に掲示してすることができる。』とありますが、指定された通知先に送付できることがベストです。
　2．原告・被告となった時に通知をするため: 第26条　規約により原告又は被告となつたときは、遅滞なく、区分所有者にその旨を通知しなければならない。
とあり、内容は1．と同様です。
　3．総会にて議決権行使者を特定するため: 第40条　専有部分が数人の共有に属するときは、共有者は、議決権を行使すべき者１人を定めなければならない。
とありますが、共有者のどなたが議決権行使者かを前もって把握している管理組合は少ないのではないでしょうか。通常の和やかな総会では厳密な議決権行使者かの確認が求められることは稀だと思いますが、高額の改修工事や賛否の数が拮抗している議案では後々決議の有効性が問われることの無いように、議決権行使者を把握する必要があります。

　1．災害時の緊急連絡のため: 隣接住戸で火災があった場合などの連絡を区分所有者だけではなく、実際の居住者に対しても緊急に行う必要が有ります。
　2．日常の管理のため: 消防設備の定期点検やバルコニーの改修などの日常の管理も、どなたが住んでいるか分からなくてはスケジュール調整もできず困ります。
　3．災害時にアシストが必要な方を把握するため: 大地震や断水があった時に、お体の不自由な方などがお一人で住まれていてサポートを必要とする場合を想定しています。